Protokoler Kegiatan kecil

Posted: 29 April, 2008 in tutorial

Dalam suatu kegiatan banyak hal yang perlu di pertimbangkan demi kesuksesan suatu acara. Masing-masing seksi bidang bekerja sesuai konsentrasi bidangnya. Humas berperan penting dalam membangun relasi dengan pihak eksternal panitia kegiatan. Begitu juga yang lainnya seperti halnya bidang perlengkapan yang harus siap siaga setiap saat untuk memenuhi kebutuhan baik yang bersifat mendadak maupun terencana. Dokumentasi pun berperan vital dalam membukukan acara demi acara melalui pemotretan atau pun video.

Ternyata dibalik semua itu ada hal yang lebih memberikan taste dan memberikan warna yang paling mencolok dalam terselenggaranya sebuah acara. Yaitu perencanaan dan pelaksanaan pergelaran acara secara langsung di hari H nya. Atau boleh lah dalam kenegaraan apabila ada acara kunjungan pejabat biasa disebut dengan protokoler. Dalam wikipedia dijelaskan Protokoler sendiri berasal dari bahasa Yunani yang berarti “daun pertaman”,protokol juga kadangkala berarti Perjanjian. Dalam hal ini bisa pula diartikan sebagai berikut

  • Protokol adalah etiket berdiplomasi dan urusan negara. Sebuah protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan pemerintahan protokol usaha seringkali garis pembimbing yang tak tertulis. Protokol membahas kebiasaan yang layak dan diterima-umum dalam masalah negara dan diplomasi, seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan kronologikal dalam pengadilan, dan lain-lain.
  • Atau secara langsung dulu waktu saya masih belajar di TPA protokol adalah peran pembawa acara yang nama kerennya MC (Master Of Ceremony)
  • Dalam hukum internasional dan hubungan internasional, sebuah protokol adalah sebuah perjanjian atau persetujuan internasional yang menambah perjanjian atau persetujuan internasional sebelumnya.
  • Pada awal abad 21 kata protokol juga banyak digunakan ke bidang komputer yaitu sebuah aturan atau standar yang mengatur atau mengijinkan terjadinya hubungan, komunikasi, dan perpindahan data antara dua atau lebih titik komputer. (tentunya bukan hal ini yang kita maksudkan sekarang…..)

Seperti apapun penejelasannya yang penting esensi dari apa itu protokol sendiri tidak jauh menyimpang dalam maksud mulanya.Artikel ini saya tulis dilatarbelakangi karena keprihatinan saya terhadap beberapa organisasi yang saya ikuti, person-personnya kadang tidak memahami pentingnya hal ini. Sehingga kadang opening ceremony suatu kegiatan menjadi carut marut. Memang kadang orang berpikir ceremonial tak begitu dipermasalahkan jika substansi dari acara itu sendiri bagus dan lancar. Tapi protokoler seperti ini tidak akan pernah bisa kita hilangkan begitu saja.Bahkan dalam pemerintahan diatur secara khusus (contoh perda yang mengatur protokoler kenegaraan klik di sini).Ibarat kita pakai baju apakah cukup dengan menutupi seluruh tubuh kita saja, saya kira tidak. Selain baju bisa menutupi badan kita tentunya baju ini juga sebagai aksesoris sehingga baju pun harus di setelika agar rapi, di kasih wangi-wangian dsb. Begitu pula dengan Protokoler, kesan pertama suatu kegiatan perlu dibangun untuk menciptakan image yang positif bagi para hadirin, undangan atau apapun yang hadir dalam suatu acara tersebut..dan image ini tentunya tidak hanya pada awalnya saja namun juga selama proses pelaksanaan acara hingga akhir. Perlu kita kerucutkan lagi di sini saya akan mencoba memberikan contoh protokoler opening ceremony untuk suatu kegiatan kecil seperti seminar, workshop dll berdasarkan pengalaman dan pengamatan pribadi saya. Tentunya hal ini tidak paten dan mutlak sama karena hal yang bersifat ceremonial ini tentunya di pengaruhi oleh situasi kondisi dan budaya setempat sehingga berbagai gaya dan model akan banyak kita temui di tempat yang berbeda dalam waktu yang berbeda pula atau bahkan di tempat yang sama namun berbeda suasana begitu juga sebaliknya. Oleh karena berbahagialah bagi anda yang sering mengikuti suatu kegiatan dimanapun dan kapanpun karena pengalaman anda akan terus bertambah. Hal – hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyusun sebuah acara :

  1. Tema dan tujuan acara
  2. Sasaran ( tamu yang akan hadir siapa saja)
  3. Disiplin waktu
  4. Pembagian tugas (siapa MC, siapa Pembaca al-qur’anny, siapa yang akan sambutan dll)
  5. Konsentrasi dan fokus pada amanahnya
  6. Paham dan mengerti dalam menganalisa SIKORANPANJANG (SItuasi, KOndisi, toleRAN PANdangan dan JANGkauan), sehingga bila ada perubahan sedetikpun seorang harus siap merubah strategi acara tidak hanya bagian seksi acara saja tapi seluruh komponen yang terlibat

Susunan Acara Seminar XXXXXX

  1. Pembukaan
  2. Pembacaan ayat suci al-qur’an
  3. Menyanyikan lagu Indonesia raya
  4. Menyanyikan Mars IMM
  5. Sambutan (dalam sambutan orang yang lebih di hormati, lebih ditinggikan kedudukannya sambutannya berada di akhir (contoh : sambutan pertam Ketua Panitia, Ketua Cabang IMM sidoarjo, Rektor UMSIDA)
  6. Pengumuman-pengumuman (bila ada)
  7. Penutup (setelah acara pembukaan di tutup selanjutnya MC memberikan sepenuhnya kepada moderator memandu untuk acara seminar hingga akhir) … selesai

Dalam setiap akhir tulisan tak lupa saya berharap saran dan tambahan dari para pembaca semuanya. Karena apa yang saya tulis ini bukan sesuatu hal yang mutlak semoga tulisan singkat ini bermanfaat. Kebenaran hanya milik Alloh semata

Komentar
  1. REVi mengatakan:

    jadi protokol itu kesimpulannya aruran-aturan seperti mapakah aktivitas tersebut sepantasnya di jalankan..
    jadi pengertiannya lebih luas dari pada mc…

  2. REVi mengatakan:

    jadi protokol itu kesimpulannya aruran-aturan seperti apakah aktivitas tersebut sepantasnya di jalankan..
    jadi pengertiannya lebih luas dari pada mc…

  3. vilos mengatakan:

    mas Naimul hajar alkaroni, kalau yg hadir tertinginya pak gubernur giman, Protokoler menyampaikan kata2 sambutan sebelum maik di serahkan kepada MC

  4. sudarmanto mengatakan:

    terima kasih ya..atas ulasannya

  5. irwan mengatakan:

    Terimakasih telah ikut meramaikan dunia ke protokoleran, semoga makin rajin mengisi postingannya.

    silahkan mampir ke blog saya juga http://ajudanprotokoler.blogspot.com . kebetulan akan diadakan workshop nasional ajudan dan protokoler di bulan maret ini.

    terimakasih

    irwan

  6. wawan mengatakan:

    apa perbedaan antara protokol vs protokoler

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s